Manual / Hub

ハブをチームで使う

複数人で同じ資料を参照し、回答品質と更新ルールをそろえる

このマニュアルでできること

PromnyAIのハブは、資料をまとめてAIに質問できるワークスペースです。チームで使う場合は、資料を入れるだけでなく、誰が使うか、誰が更新するか、回答をどこまで業務に使うかを決めておく必要があります。

ここでは、チームメンバーの招待、ハブの分け方、命名ルール、資料更新、確認フローを整理します。営業、カスタマーサポート、店舗スタッフ、制作担当など、複数人で同じ情報を見ながら業務を進めたい場合に使ってください。

チームで使うハブは、個人用よりもルールが重要です。最初に次の4点を決めておくと、あとから情報が散らかりにくくなります。

特に「更新担当」と「確認範囲」は曖昧にしないでください。古い資料を誰も消さないまま使うと、AIの回答にも古い情報が混ざります。

チームで利用する場合は、管理画面からメンバーを追加します。ユーザー管理の基本操作は、次の流れです。

ログインや初期設定の詳しい手順は、ログイン・初期設定ガイドも確認してください。

チーム用ハブは、部署や業務単位で分けると使いやすくなります。1つのハブに全資料を入れるより、質問する場面ごとに分ける方が回答が安定します。

社内資料をまとめて質問できる状態にする考え方は、ハブを社内ナレッジ化するでも解説しています。

複数人で使う場合、ハブ名と資料名が曖昧だと、探す時間が増えます。名前だけで用途が分かるようにしてください。

チーム用ハブでは、資料を追加できる人が増えるほど、重複や古い情報が起きやすくなります。次のように担当を分けると管理しやすくなります。

料金、契約条件、キャンペーン、対応範囲など、変更が起きやすい資料は月1回の見直し日を決めておくと安心です。

同じハブを使っていても、質問の書き方がばらばらだと回答品質もばらつきます。チームでよく使う質問は、テンプレート化しておくと便利です。

営業担当向けに、初回提案前の確認項目を5つに整理してください。

お客様から「料金が高い」と言われた場合の返信案を、やわらかい敬体で3案作ってください。

新人スタッフ向けに、この手順書の内容をチェックリストにしてください。専門用語には短い補足を入れてください。

質問には「誰向けか」「何文字くらいか」「どの形式でほしいか」を入れると、チーム内で使いやすい回答になります。

AIの回答は下書きや確認補助として使います。外部のお客様に送る文章、契約条件、金額、納期に関わる内容は、必ず人が確認してください。

営業チームで使う場合は、次の流れが基本になります。

このサイクルを回すと、現場で出た質問がハブに戻り、次の担当者が同じ情報を使えるようになります。